Gebrekkige dossiervorming

Het hof beantwoordt deze vraag bevestigend en stelt in dit kader als volgt vast:

• het had op de weg van verweerder gelegen om na het eerste, tweede en derde kantoorbezoek en na de daarbij gebleken – al lange tijd bestaande – ernstige gebreken ten aanzien van een noodzakelijke dossiervorming, o.a. t.a.v. opdrachtbevestiging (met attendering op financiële gevolgen voor de cliënt) en juridische analyse (zodat de cliënt inzicht had in de juridische mogelijkheden en risico’s) te bewerkstelligen dat in de toekomst deze gebreken zich niet meer zouden (kunnen) voordoen;
• verweerder heeft in zijn brief aan de deken van 6 november 2015, volgend op het derde kantoorbezoek, aan de deken op het gebied van de dossiervorming belangrijke toezeggingen gedaan:

 

“Conform uw advies zal ik meer juridische inhoud (wet en eventueel jurisprudentie) in mijn brieven, processtukken etc. verwerken;”

“Conform uw advies leg ik besprekingen, telefoongesprekken met cliënt of wederpartij schriftelijk vast wat besproken is en welke afspraken zijn gemaakt;”

(…)

(…)

“Uw voorstel van 27 oktober 2015 om een coach/begeleider van mij te benoemen omarm ik met beide handen. Ik vind het een heel goed idee dat u voor mij een advocaat benoemd om mij te coachen/begeleiden. Ook zijn/haar adviezen en aanbevelingen zal ik prompt opvolgen en uitvoeren;”

 

• Uit het verslag van de deken omtrent zijn bevindingen in het hem door dit hof opgedragen nader onderzoek (zie hierboven, onder 3.6) blijkt onder meer dat in de dossiers van verweerder nog steeds geen behoorlijke opdrachtbevestigingen aanwezig zijn. De door verweerder verzonden opdrachtbevestigingen zijn standaard opdrachtbevestigingen met daarin alleen vermeld de aard van de zaak zonder verdere vastlegging van de in de specifieke zaak te verrichten werkzaamheden (zoals: ”verweer geldvordering”, “arbeidszaak cq loonvordering tegen ex werkgever”); dergelijke opdrachtbevestigingen voldoen niet aan de eisen die daaraan mogen worden gesteld. Ook ontbreken nog steeds juridische analyses en schriftelijke bevestigingen waarin verweerder de cliënt informeert over de voortgang van de procedure en wijst op de gevolgen. Eveneens blijkt uit dat verslag dat verweerder aan de deken heeft meegedeeld aan een coach geen behoefte te hebben;
• Door verweerder is ter gelegenheid van de behandeling van de zaak op 10 maart 2017 meegedeeld dat de onderzochte dossiers “in orde” zijn, dit terwijl de deken echter onder meer heeft verklaard dat hij zelf bij het onderzoek aanwezig is geweest en dat hij in geen enkel dossier een juridische analyse heeft gezien;
• Weliswaar is ter gelegenheid van de behandeling op 10 maart 2017 van de zijde van verweerder meegedeeld dat verweerder thans bereid is om een coach in de arm te nemen, maar naar het oordeel van het hof is deze mededeling niet serieus te nemen. Niet alleen heeft verweerder deze bereidheid al eerder uitgesproken maar daarna weer ingetrokken en heeft hij in de voorbereiding van de behandeling geen activiteiten ondernomen om een coach te verkrijgen, ook heeft hij ter gelegenheid van de behandeling laten blijken dat hij een coach niet nodig vindt. Zo heeft hij blijkens het opgemaakte proces-verbaal verklaard: “Ik kan een coach aannemen, maar dan moet er ook wat zijn. De cliënten en de rechtbanken zijn zeer tevreden over de dienstverlening”. 

 

3.10 Al met al moet worden geconstateerd dat de praktijk van verweerder al gedurende zeer lange tijd ernstige gebreken, waaronder aanvankelijk ook financieel, vertoont, dat ondanks diverse waarschuwingen van de deken verweerder daarin geen, althans onvoldoende wijziging heeft gebracht en dat verweerder zelf er nog steeds geen blijk van geeft dat hij inziet dat hij handelt in strijd met de zorg die hij als advocaat jegens zijn cliënten behoort te betrachten. Bij deze stand van zaken deelt het hof het oordeel van de raad dat het niet verantwoord is wanneer verweerder nog langer de praktijk van advocaat uitoefent. De maatregel van schrapping van het tableau is derhalve gerechtvaardigd.